7計画を壊す緊急事項を減らす
緊急と重要の違い
すべてのタスクは「緊急」と「重要」という二つの基軸によって分類することができます。多くのビジネス・パーソンは、上司からの指示や締め切り、クレーム対応など緊急なタスクに追いまくられてしまい、本当に重要なことに費やす時間がなくなりがちです。「緊急」と「重要」を軸にマトリックス化したのが下図の「時間管理のマトリックス」です。
働き方を変えるには、重要度の高いタスクをいかに実行するかにかかっています。
緊急とは、「すぐに対応しなければならないように見えるもの」で、締め切りのある仕事やクレーム処理、上司からの緊急の依頼、鳴りっぱなしの電話や突然の来訪者など、「今」の問題に対して対応しなければならないことを指します。一方、重要なこととは、今よりも、あなたの将来にとって必要なことです。たとえば、人間関係をつくること、健康な体にすること、自分の能力を磨くこと、将来の重要な目標に結び付くことなどになります。
フランクリン・プランナーは、「重要なこと」を計画することができる手帳です。
フォーカスを妨げるものは何か？
働き方を変えて生産性を向上するには、「重要なタスク」にフォーカスし続けることができるかどうかがポイントとなります。フォーカスを妨げるような、相手の返事待ち、不必要な会議や事故、締め切り日の変更など、自分ではコントロールできない重要ではないタスクに囚われていると、生産性を向上することはできません。
一方、人間関係づくり、スキルアップなど、自分でコントロールできる重要なタスクにフォーカスすれば、あなたの将来にプラスに働き、生産性も向上します。
影響の輪に集中する
また、フォーカスを妨げるものは、「関心の輪」に入る出来事と「影響の輪」に入る出来事にも左右されます。例えば、天気、株の動向、上司の機嫌など、自分がコントロールできない「関心の輪」に入る事柄に囚われると、重要なことにフォーカスする時間が少なくなります。
一方、準備や計画、健康管理、スキルアップなど自分がコントロールできる「影響の輪」に入る事柄にフォーカスし続けると影響の輪が広がり、一層第Ⅱ領域活動のタスクに取り組む時間が増えるので、働き方が変わり生産性向上につながります。